Beschaffungswesen: Zum Abbruch eines Submissionsverfahrens
01.09.2023
Eingeleitete Submissionsverfahren sind in der Regel mit einem Zuschlag zu beenden. Des Öfteren werden Submissionsverfahren abgebrochen, wiederholt oder gar neuaufgelegt.
Was sind die Voraussetzungen für einen Verfahrensabbruch?
Ein Verfahrensabbruch durch die Vergabestelle ist immer dann zulässig, wenn ein sachlicher Grund ihn rechtfertigt, kein Missbrauch vorliegt und er nicht einzelne Anbieter gezielt diskriminiert. Der Vergabestelle wird in diesem Bereich ein weiter Ermessensspielraum eingeräumt. Ein Abbruch darf nie willkürlich oder mit der Absicht, einen Anbieter zu diskriminieren, ausgesprochen werden. Er muss nach Treu und Glauben erfolgen. Das Prinzip von Treu und Glauben erfordert, dass der Verfahrensabbruch durch ein öffentliches Interesse gerechtfertigt ist.
Im Kanton Basel-Stadt sieht das Beschaffungsgesetz in § 29 Abs. 1 vor, dass das Verfahren aus wichtigen Gründen abgebrochen, wiederholt oder neu aufgelegt werden kann, namentlich wenn kein Angebot eingereicht wurde, das die ausgeschriebenen Kriterien oder technischen Anforderungen erfüllt, sich die Verhältnisse, unter denen der Wettbewerb ausgeschrieben wurde, wesentlich geändert haben oder wenn am Projekt eine wesentliche Änderung vorgenommen wird. Diese Aufzählung der gesetzlich vorgesehenen Abbruchgründe ist allerdings nicht abschliessend.
Das Vorliegen eines sachlichen bzw. wichtigen Grundes für den Verfahrensabbruch ist im Hinblick auf den Grundsatz der Stabilität der Ausschreibung und der bestehenden Missbrauchsgefahr nicht leichthin anzunehmen.
In der Praxis wird regelmässig ein wichtiger Grund dann vorliegen, wenn dieser aus objektiver Sicht so schwer wiegt, dass der Vergabestelle die Weiterführung des Submissionsverfahrens nicht zugemutet werden kann. Soweit der Bedarf nach einer ausgeschriebenen Leistung freilich nicht (oder nicht mehr) besteht, ist es dem Ermessen der Vergabestelle überlassen, ob sie das diesbezügliche Submissionsverfahren weiterführen oder abbrechen will. Ein Verfahrensabbruch wegen fehlender Beschaffungsabsicht ist zulässig.
Der Verfahrensabbruch kann erfolgen, um ein neues Verfahren einzuleiten (sogenannter provisorischer Abbruch) oder um vom Submissionsverfahren Abstand zu nehmen (sogenannter definitiver Abbruch).
Für die Frage der Zulässigkeit eines Verfahrensabbruches ist es irrelevant, ob die Vergabestelle ein Verschulden bezüglich des Abbruchgrundes trifft. Ob die den Abbruch rechtfertigenden sachlichen Gründe voraussehbar waren und ob die Vergabestelle dafür eine Verantwortlichkeit trifft spielt keine Rolle für die Beurteilung der Zulässigkeit des Verfahrensabbruches. Dies kann jedoch Gegenstand eines allfälligen zivilrechtlichen Schadenersatzprozesses vor dem zuständigen Zivilgericht sein.
Wie erfolgt der Verfahrensabbruch?
Entscheidet sich die Vergabestelle für einen Abbruch des Verfahrens, muss sie mittels Ab-bruchverfügung sämtlichen Anbietern die Gründe für den Abbruch schriftlich mitteilen. Es empfiehlt sich eine erhöhte Begründungsdichte an den Tag zu legen. Aus der Abbruchverfügung sollte hervorgehen, aus welchen sachlichen Gründen die Auftraggeberin das Verfahren abbricht und ob der Abbruch definitiv ist oder eine Wiederholung des Verfahrens in Betracht gezogen wird.
Ein Verfahrensabbruch stellt die ultima ratio dar und erfordert eine verhältnismässige Vorge-hensweise der Vergabestelle. Sehr gerne stehen wir Ihnen in diesem Zusammenhang für die Beratung und Vertretung von Gericht zur Verfügung. Falls Sie Fragen haben, so zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.
Kontakt: Alexander Pfeiffer, Rechtsanwalt